Положение о службе сопровождения
ПОЛОЖЕНИЕ
о службе сопровождения
Конференции министров охраны окружающей среды стран ЭСКАТО (MCED-6)
27 сентября 2010 – 2 октября 2010
I. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ
1.1. Программа службы сопровождения MCED-6 создается в соответствии с планом работы Национального секретариата (далее – НС) по подготовке и проведению Шестой конференции министров охраны окружающей среды стран ЭСКАТО (далее – MCED-6).
1.2. Служба сопровождения – это аккредитованный персонал, привлеченный и руководимый НС, берущий на себя обязательство нести службу во время и в местах подготовки и проведения MCED-6.
II. КОНЦЕПЦИЯ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ
2.1. Важнейшей целью службы сопровождения MCED -6 является предоставление услуг и содействие НС в организации и проведении MCED -6 на высочайшем уровне.
2.2. При формировании корпуса службы сопровождения необходимо внедрять новейшие формы сервиса, акцентировать внимание на расширение количества и качества услуг, что в свою очередь скажется на формировании дружелюбного подхода при предоставлении услуг службы сопровождения.
2.3. К работе службы сопровождения могут привлекаться жители других городов и областей Республики, иностранных государств из различных социальных кругов, что обеспечит открытость, прозрачность и предоставит возможность волонтерам проявить свои лучшие качества.
III. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
Целью службы сопровождения являются:
3.1 Предоставление волонтерских услуг в период MCED-6.
3.2 Пропаганда идей MCED-6 среди населения и, в первую очередь, среди молодежи и подрастающего поколения, развитие и укрепление дружбы и сотрудничества между странами Азиатско-Тихоокеанского региона.
Задачей службы сопровождения являются:
3.3 Помощь в организации официальных мероприятий;
3.4 Оказание помощи делегациям приглашенных стран;
3.5 Предоставление необходимой информации официальным делегациям, участникам и гостям;
3.6 Содействие представителям СМИ;
3.7 Услуги перевода;
3.8 Оказание помощи в центрах первой медицинской помощи;
IV. РУКОВОДСТВО СЛУЖБОЙ СОПРОВОЖДЕНИЯ.
4.1 Общее руководство службой сопровождения MCED-6 осуществляется НС.
4.2 Координацией службы сопровождения управляет НС.
4.3 НС определяет списки, количество и квалификацию службы сопровождения, а также время и место их работы на время проведения MCED-6.
V. ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ
5.1 Администрирование
Службе сопровождения будет поручено выполнение различных административных функций для обеспечения согласованной работы всех структур и подразделений, задействованных на время проведения MCED-6. В их обязанности будут входить: проверка и регистрация персонала в месте проведения MCED-6, управление персоналом, выдача униформы, делопроизводство и.т.д.
5.2 Церемонии
Служба сопровождения будет оказывать помощь в организации и проведении церемонии открытия MCED-6, церемонии встреч и проводов гостей в аэропорту и т.д.
5.3 Аккредитация
Служба сопровождения должна будет оказывать помощь при получении информации и выдачи аккредитационных бейджей.
5.4 Сопровождение официальных лиц
Служба сопровождения должна будет сопровождать официальных лиц, поддерживать связь с администрацией.
5.5 Переводчики
Служба сопровождения будет оказывать помощь участникам и официальным лицам в устном и письменном переводе.
5.6 Служба размещения и туризм
Служба сопровождения будет оказывать помощь участникам и официальным лицам в решении вопросов, связанных с размещением и туризмом.
5.7 Медицинское обслуживание
Служба сопровождения, имеющая медицинскую подготовку (доктора, медсестры, фельдшера, фармацевты и.т.п.), будут задействованы для дежурства в пунктах по оказанию неотложной помощи.
5.9 Безопасность
Служба сопровождения будет оказывать содействие при соблюдении пропускного режима.
5.10 Связи с общественностью, пресса
Служба сопровождения будет оказывать содействие журналистам в оперативном освещении хода MCED-6 и других событий, а также будут работать в Главном Пресс-центре, пунктах СМИ в месте проведения мероприятий.
5.11 Обслуживание социально-культурных мероприятий»
Служба сопровождения будет оказывать содействие в организации и проведении культурно-массовых мероприятий (фестивали, выставки, концерты, инсталляции и т.д.)
VI. ПРОЦЕДУРА НАБОРА ВОЛОНТЕРОВ
6.1. Набор службы сопровождения осуществляется до 1 июля 2010 года включительно;
6.2. Набор осуществляется на основе подачи заявочной анкеты установленного образца (Приложение №1) в НС
6.3 Процедура набора службы сопровождения включает:
- рассмотрение заявки кандидата;
- собеседование;
- определение роли кандидата;
- утверждение кандидата.
VII. ОБУЧЕНИЕ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ.
7.1. Весь персонал, входящий в службу сопровождения, прошедшие аккредитацию обязаны пройти курсы семинаров по обучению;
7.2. Семинары, проводятся в сроки, установленные НС, и включают следующие курсы:
7.2.1 «Процесс окружающая среда и развитие. История и роль»;
7.2.2 «История и культура стран-участниц»;
7.2.3 «Основы первой медицинской помощи»;
7.2.4 «Место и время проведения MCED -6»;
VIII. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ
8.1. Служба сопровождения имеет право:
8.1.1 получать информацию касательно проведения MCED-6;
8.1.2 защищать свои законные и личные права;
8.2. Служба сопровождения обязана:
8.2.1 придерживаться принципов MCED-6;
8.2.2 подчиняться требованиям НС;
8.2.3 хранить в тайне информацию, расцененную НС как конфиденциальную;
8.2.4 соблюдать взятые на себя обязательства;
8.2.5 посещать обучающие семинары и собрания;
8.2.6 работать в местах и в установленное время, обозначенное Оргкомитетом;
8.2.7 быть презентабельным на весь период обучения и в период проведения MCED-6;
8.2.8 относиться бережно к униформе, реквизиту и другому оборудованию, выданным НС;
8.1.9 предметы, подлежащие к возврату, должны быть сданы в надлежащем рабочем состоянии.
IX. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ НС
9.1. НС имеет право:
9.1.1 вносить изменения и дополнения к настоящему Положению до начала MCED-6;
9.1.2 отказать кандидату войти в состав службы сопровождения;
9.1.3 определять и корректировать место и время работы;
9.1.4 отстранять персонал службы сопровождения от исполнения обязанностей в связи с ненадлежащим их исполнением;
9.1.5 поощрять и награждать отличившихся;
9.2. НС обязуется:
9.2.1 выдать каждому представителю службы сопровождения удостоверение аккредитации с правом беспрепятственного прохода в места связанные с его видом работы на места проведения MCED-6;
9.2.2 на безвозмездной основе обеспечить службу сопровождения униформой;
9.2.3 на безвозмездной основе обеспечить службу сопровождения питанием (2 раза в день) во время работы;
9.2.4 на безвозмездной основе обеспечить доставку персонала службы сопровождения к местам проведения мероприятий.