Положение о службе сопровождения

ПОЛОЖЕНИЕ

о службе сопровождения

Конференции министров охраны окружающей среды стран ЭСКАТО (MCED-6)

27 сентября 2010 – 2 октября 2010

I. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ

1.1. Программа службы сопровождения MCED-6 создается в соответствии с планом работы Национального секретариата (далее — НС) по подготовке и проведению Шестой конференции министров охраны окружающей среды стран ЭСКАТО (далее – MCED-6).

1.2. Служба сопровождения — это аккредитованный персонал, привлеченный и руководимый НС, берущий на себя обязательство нести службу во время и в местах подготовки и проведения MCED-6.

II. КОНЦЕПЦИЯ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ

2.1. Важнейшей целью службы сопровождения MCED -6 является предоставление услуг и содействие НС в организации и проведении MCED -6 на высочайшем уровне.

2.2. При формировании корпуса службы сопровождения необходимо внедрять новейшие формы сервиса, акцентировать внимание на расширение количества и качества услуг, что в свою очередь скажется на формировании дружелюбного подхода при предоставлении услуг службы сопровождения.

2.3. К работе службы сопровождения могут привлекаться жители других городов и областей Республики, иностранных государств из различных социальных кругов, что обеспечит открытость, прозрачность и предоставит возможность волонтерам проявить свои лучшие качества.

III. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Целью службы сопровождения являются:

3.1 Предоставление волонтерских услуг в период MCED-6.

3.2 Пропаганда идей MCED-6 среди населения и, в первую очередь, среди молодежи и подрастающего поколения, развитие и укрепление дружбы и сотрудничества между странами Азиатско-Тихоокеанского региона.

Задачей службы сопровождения являются:

3.3 Помощь в организации официальных мероприятий;

3.4 Оказание помощи делегациям приглашенных стран;

3.5 Предоставление необходимой информации официальным делегациям, участникам и гостям;

3.6 Содействие представителям СМИ;

3.7 Услуги перевода;

3.8 Оказание помощи в центрах первой медицинской помощи;

IV. РУКОВОДСТВО СЛУЖБОЙ СОПРОВОЖДЕНИЯ.

4.1 Общее руководство службой сопровождения MCED-6 осуществляется НС.

4.2 Координацией службы сопровождения управляет НС.

4.3 НС определяет списки, количество и квалификацию службы сопровождения, а также время и место их работы на время проведения MCED-6.

 V. ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ

5.1 Администрирование

Службе сопровождения будет поручено выполнение различных административных функций для обеспечения согласованной работы всех структур и подразделений, задействованных на время проведения MCED-6. В их обязанности будут входить: проверка и регистрация персонала в месте проведения MCED-6, управление персоналом, выдача униформы, делопроизводство и.т.д.

5.2 Церемонии

Служба сопровождения будет оказывать помощь в организации и проведении церемонии открытия MCED-6, церемонии встреч и проводов гостей в аэропорту и т.д.

5.3 Аккредитация

Служба сопровождения должна будет оказывать помощь при получении информации и выдачи аккредитационных бейджей.

5.4 Сопровождение официальных лиц

Служба сопровождения должна будет сопровождать официальных лиц, поддерживать связь с администрацией.

5.5 Переводчики

Служба сопровождения будет оказывать помощь участникам и официальным лицам в устном и письменном переводе.

5.6 Служба размещения и туризм

Служба сопровождения будет оказывать помощь участникам и официальным лицам в решении вопросов, связанных с размещением и туризмом.

5.7 Медицинское обслуживание

Служба сопровождения, имеющая медицинскую подготовку (доктора, медсестры, фельдшера, фармацевты и.т.п.), будут задействованы для дежурства в пунктах по оказанию неотложной помощи.

5.9 Безопасность

Служба сопровождения будет оказывать содействие при соблюдении пропускного режима.

5.10 Связи с общественностью, пресса

Служба сопровождения будет оказывать содействие журналистам в оперативном освещении хода MCED-6 и других событий, а также будут работать в Главном Пресс-центре, пунктах СМИ в месте проведения мероприятий.

5.11 Обслуживание социально-культурных мероприятий»

Служба сопровождения будет оказывать содействие в организации и проведении культурно-массовых мероприятий (фестивали, выставки, концерты, инсталляции и т.д.)

VI. ПРОЦЕДУРА НАБОРА ВОЛОНТЕРОВ

6.1. Набор службы сопровождения осуществляется до 1 июля 2010 года включительно;

6.2. Набор осуществляется на основе подачи заявочной анкеты установленного образца (Приложение №1) в НС

6.3 Процедура набора службы сопровождения включает:

— рассмотрение заявки кандидата;

— собеседование;

— определение роли кандидата;

— утверждение кандидата.

VII. ОБУЧЕНИЕ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ.

7.1. Весь персонал, входящий в службу сопровождения, прошедшие аккредитацию обязаны пройти курсы семинаров по обучению;

7.2. Семинары, проводятся в сроки, установленные НС, и включают следующие курсы:

7.2.1 «Процесс окружающая среда и развитие. История и роль»;

7.2.2 «История и культура стран-участниц»;

7.2.3 «Основы первой медицинской помощи»;

7.2.4 «Место и время проведения MCED -6»;

VIII. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СЛУЖБЫ СОПРОВОЖДЕНИЯ

8.1. Служба сопровождения имеет право:

8.1.1 получать информацию касательно проведения MCED-6;

8.1.2 защищать свои законные и личные права;

8.2. Служба сопровождения обязана:

8.2.1 придерживаться принципов MCED-6;

8.2.2 подчиняться требованиям НС;

8.2.3 хранить в тайне информацию, расцененную НС как конфиденциальную;

8.2.4 соблюдать взятые на себя обязательства;

8.2.5 посещать обучающие семинары и собрания;

8.2.6 работать в местах и в установленное время, обозначенное Оргкомитетом;

8.2.7 быть презентабельным на весь период обучения и в период проведения MCED-6;

8.2.8 относиться бережно к униформе, реквизиту и другому оборудованию, выданным НС;

8.1.9 предметы, подлежащие к возврату, должны быть сданы в надлежащем рабочем состоянии.

IX. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ НС

9.1. НС имеет право:

9.1.1 вносить изменения и дополнения к настоящему Положению до начала MCED-6;

9.1.2 отказать кандидату войти в состав службы сопровождения;

9.1.3 определять и корректировать место и время работы;

9.1.4 отстранять персонал службы сопровождения от исполнения обязанностей в связи с ненадлежащим их исполнением;

9.1.5 поощрять и награждать отличившихся;

9.2. НС обязуется:

9.2.1 выдать каждому представителю службы сопровождения удостоверение аккредитации с правом беспрепятственного прохода в места связанные с его видом работы на места проведения MCED-6;

9.2.2 на безвозмездной основе обеспечить службу сопровождения униформой;

9.2.3 на безвозмездной основе обеспечить службу сопровождения питанием (2 раза в день) во время работы;

9.2.4 на безвозмездной основе обеспечить доставку персонала службы сопровождения к местам проведения мероприятий.